Gli eventi sono tra gli strumenti di marketing e comunicazione principali per le imprese.
Oltre alle manifestazioni fieristiche, sotto al termine “evento” si racchiudono anche i meeting, le conferenze, le convention e quant’altro contribuisce a promuovere l’immagine dell’azienda, sviluppando ralazioni tra il personale, i clienti e i partner commerciali.
Nel panorama della moderna comunicazione questi, in tutte le loro varianti, sono un irrinunciabile strumento per soddisfare le esigenze di un’impresa che vuole comunicare la propria filosofia e il proprio management, presentare risultati e programmi, creare spirito aziendale, motivando gli uomini verso nuovi traguardi.
A dimostrare il valore e la grande importanza di questa forma di comunicazione, basta pensare quando, fino a pochi anni fa, per organizzare una manifestazione le aziende limavano dal budget annuale solo qualche decina di milioni. Oggi, invece, ogni evento viene ampiamente pianificato attraverso l’investimento di budget importanti che, addirittura, a volte superano di gran lunga quelli dedicati alle forme più tradizionali di pubblicità.
Affinché l’evento sia veramente un trionfo è indispensabile identificare esattamente gli obiettivi e individuare le strade innovative e personalizzate per raggiungerli.
Una volta definita l’idea sulla quale l’evento si costruisce, a fare la differenza sono la cura dei dettagli.
Possiamo paragonare l’evento ad un mosaico, in cui ogni tassello costituisce un dettaglio e, perché sia memorabile, occorre che tutti i tasselli (organizzazione, collaborazione, flessibilità, creatività, ecc.) siano perfettamente integrati armonicamente tra loro.
Un ruolo veramente strategico nella sua riuscita è la scelta della location, intesa come luogo reale e non una scenografia costruita. La sensazione che trasmette deve essere in linea con la strategia d’immagine aziendale e con i contenuti dell’evento stesso. La scelta, oltre a dipendere da fattori di comodità o da precise esigenze di comunicazione e di stile, deve essere fatta anche tenendo presente la durata dell’evento stesso. Il suggerimento è di considerare la vicinanza geografica alle zone da cui arrivano i partecipanti; di verificare che sia facilmente raggiungibile in auto, da stazioni metropolitane o ferroviarie, oppure anche da chi arriva in aeroporto. Tutte valutazioni del rapporto costi e benefici di quanto si va a progettare. Ad influire sui costi incidono numerose variabili, ad esempio: la durata della manifestazione, il numero dei partecipanti, l’utilizzo di camere, la previsione di coffee breack, light lunch a buffet piuttosto che seconda colazione con menù a tavolo, dinner standard o speciale, l’utilizzo di navette se sono previsti spostamenti, la scelta del gadget per i partecipanti, gli allestimenti scenografici della sala in cui si tiene l’evento e, soprattutto, la zona geografica.
Ci si può affidare all’eleganza di castelli e ville, ricche di storia, arte e cultura che offrono spesso panorami splendidi e indimenticabili con spazi interni ed esterni per accogliere tutti gli invitati nelle diverse stagioni. Oppure, ci si può affidare alle modernissime costruzioni in vetro, ricche di colori, di profumi e di fiori, con spazi modulabili, dotati delle più avanzate attrezzature tecnologiche, abilmente mimetizzate e controllabili con un unico telecomando a cristalli liquidi touchscreen. L’importante, comunque, è che abbia un impatto emotivo sui partecipanti e la capacità di intervenire sul loro immaginario. Infatti, lavorare in un clima accogliente e di fiducia aiuta a raggiungere gli obiettivi. Inoltre è importante che i contenuti siano calati in un’atmosfera effervescente, nella quale tutti si sentano protagonisti e parte attiva del futuro aziendale.
La scelta della location può essere valorizzata anche con itinerari, l’allocazione in concomitanza con le aperture espositive di eventi collaterali come reading oppure concerti, conferenze, workshop.
Quello della spettacolarità è un falso problema: spesso la presenza di un attore o di un cantante di successo sono una soluzione scelta per coprire la mancanza di idee.
[Stefania Giuseppetti per AZ Franchising]