Si parla poco delle intranet, eppure esse sono uno tra gli strumenti di comunicazione interna che oggigiorno le aziende stanno sviluppando maggiormente, soprattutto per velocizzare e organizzare i processi e che i franchisor stanno sviluppando in modo sempre più approfondito per comunicare in tempo reale con le loro reti. Il MIP del Politecnico di Milano, in collaborazione con il gruppo Webegg, ha in proposito creato un osservatorio permanente per monitorare lo sviluppo della “cultura delle intranet in Italia”, dove accanto alla intranet potremmo inserire anche le extranet. L’ultimo studio, compiuto lo scorso anno, ha messo in risalto alcuni aspetti interessanti su come le medie e grandi aziende, anche franchisor, si servono delle intranet. La prima grande considerazione da fare è che non c’è al momento molta strategia di medio e lungo periodo dietro le intranet. I responsabili di questi servizi spesso ragionano in termini di breve periodo, di necessità imminenti, come la diffusione di notizie all’interno delle aziende, la condivisione del know how, lo sviluppo dei servizi, il sostegno operativo e di business. Lo dimostra il fatto che spesso non si dedicano grossi budget allo sviluppo delle intranet e che non esistono programmi e sistemi condivisi dalle aziende, dove invece ogni realtà preferisce sviluppare ad hoc la propria piattaforma. Nonostante ciò, le funzioni che oggi svolgono le intranet sono davvero molteplici: da semplice sportello di reception ad help desk, e poi aggiornamento software, velocizzazione nella compilazione della modulistica, diffusione di comunicati, news e informazioni di vario tipo, ricerche, sostegno alla raccolta dati per il management, community con mail, forum e chat, videoconferenza ed in genere supporto al work in real time, per concludere con il sostegno al business e alla vendita. Per i franchisor, poi, è uno strumento ultra veloce per diffondere informazioni e direttive in tempo reale a tutti i punti vendita. Uno dei problemi attualmente aperti è invece il modo in cui integrare le intranet con gli altri sistemi aziendali. In linea di massima il livello d’integrazione è limitato, perché spessissimo le intranet stesse vengono sviluppate con sistema proprio e quindi hanno difficoltà, soprattutto a livello tecnologico, ad integrarsi completamente con gli altri sistemi aziendali. Di solito o ci si accontenta di un livello minimo di integrazione basato solo su poche funzioni, oppure si trasforma la intranet in un sottoprodotto del portale aziendale, ma anche in questo caso il numero di funzioni e utility risulta essere limitato.
Eppure, a dispetto della situazione attuale, non c’è azienda che non affermi di puntare alla massima integrazione possibile, per aumentare i benefici, le applicazioni e la sicurezza, facendo trarre vantaggio anche alla manutenzione e contenere le spese. Il reale e completo sviluppo delle intranet però non si potrà avere fino a quando non si comincerà ad avere con esse un approccio strategico concreto. Approccio strategico significa evitare che le intranet rimangano delle isole funzionali, ma devono essere, sin da subito, conformate ai software aziendali, devono avere alle spalle una strategia di sviluppo pensata sul lungo periodo, fissare degli standard ed in fine, ma non per importanza, degli investimenti decisi. In azienda, il reparto IT non può essere l’unico ad occuparsi dello sviluppo della intranet. Infatti, essendo questa un elemento pervasivo di tutta la realtà aziendale, è opportuno che alla sua creazione partecipino tutte le principali funzioni. La strategia di lungo periodo deve essere fatta dal top management, sulla fruibilità dovrebbe intervenire la gestione del personale (e anche i quadri e i dipendenti) ed infine l’IT dovrebbe occuparsi della realizzazione vera e propria. L’intranet in futuro assumerà sempre maggior peso nell’organizzazione dell’azienda, nel sostegno all’amministrazione, nell’incentivazione dei dipendenti, nell’ottimizzazione dei processi interni ed in genere nel miglioramento delle relazioni umane, sia tra reparti sia all’interno del reparto stesso. La intranet, o extranet, per i franchising può anche essere un modo per raccogliere informazioni provenienti direttamente dai punti vendita. La intranet diventerà un fattore di coesione all’interno dell’azienda, contribuendo a far crescere la cultura aziendale e potrebbe diventare un potente fattore di facilitazione nella coesione dei sistemi soprattutto in caso di fusioni e accorpamenti. Per dare alla intranet una vera connotazione strategica bisogna smettere di giudicarla solo in base ai semplici risultati immediati che essa porta (es. riduzione delle bollette telefoniche o riduzione dell’uso della carta) ma sviluppare una cosiddetta ottica anticipativa, ossia servirsi della intranet non solo per risolvere i problemi attuali ma addirittura per prevenire quelli che potrebbero essere i problemi futuri ed anticipare i nuovi bisogni. La intranet in azienda non è un progetto che riguarda solo l’IT, ma è interdisciplinare. L’intranet (extranet) per i franchisee può in fine essere uno strumento di formazione a distanza.
[Stefania Giuseppetti per AZ Franchising]